Organiser un événement

GUIDE ET CONSEILS

AUX ORGANISATEURS D’EVENEMENTS AU PROFIT DE TERRE FRATERNITE

PREAMBULE

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Terre Fraternité souhaite s’adresser à tous ceux qui désirent soutenir son action, en organisant des événements qui permettront de recueillir des dons à son profit. Ces quelques lignes visent à les aider et à les orienter dans leur démarche.

En premier lieu, soyez remerciés du fond du cœur pour ce que vous allez entreprendre. Nous ne pourrions mener toutes les actions qui sont les nôtres sans votre soutien et celui des donateurs que vous réunissez en notre nom. Cette solidarité est remarquable. Elle fait la force de notre armée et contribue à maintenir haut le moral de nos soldats.

RAPPEL GENERAL

L’engagement solidaire de Terre Fraternité, et de la majorité de ses donateurs à n’en pas douter, concerne en priorité les blessés en opérations de l’armée de terre  mais Terre Fraternité a été créée pour venir en aide également aux blessés en service de l’armée de terre, à leur famille et aux familles des décédés en service.

Tout en préservant sa capacité à agir de manière autonome dans la conduite des actions, Terre Fraternité agit principalement sur « recommandation » de la cellule d’aide aux blessés de l’armée de terre (CABAT).

Elle peut aussi, dans certains cas particuliers, mener des actions au profit du moral et de la condition du personnel.

Elle s’appuie en particulier sur l’ADO (association pour le développement des œuvres d’entraide dans  l’armée) dans le cadre d’un partenariat qui lui permet de contribuer à « l’Entraide Terre ».

C’est donc sur le thème global de la solidarité, dans l’urgence et dans la durée :

  • avec les blessés en service de l’armée de terre et leurs familles,
  • avec les proches des soldats décédés en service,
  • ainsi que sur le thème des actions de « l’Entraide Terre »,

que les activités de collecte de dons doivent être naturellement organisées.

ORGANISATION DE L’EVENEMENT

Avant l’événement (1 mois avant )

Contacter « Terre Fraternité » pour annoncer son intention d’organiser un événement dont la collecte, le produit, les profits… lui seront reversés. TF pourrait être mise en difficulté par un événement organisé à son profit sans son accord.

Demander l’autorisation d’utiliser le logo (à TF, à l’ADO, propriétaires des noms et logos)

Demander des « éléments de langage » qui permettront de mieux communiquer à notre sujet.

Demander des éléments sur les actions réalisées au cours de l’année précédente et les projets particuliers en instance.

Attention à la façon dont l’événement est présenté sur l’affiche ou en communication générale pour ne pas prêter le flanc à la critique (TF n’est pas une association dont l’objet se limite strictement et uniquement aux blessés en opérations).

Prévoir si possible un support juridique et financier pour le suivi comptable en particulier.

L’événement

Si l’événement est organisé dans des locaux militaires, l’entrée doit en être gratuite, une collecte étant organisée pour recueillir des dons et financer, le cas échéant, les frais de fonctionnement (artistes, charges, restauration éventuellement).

Un droit d’entrée réduit peut-être demandé pour couvrir les charges dans une salle extérieure, mais TF ne peut établir de billetterie.

Annoncer que les recettes de l’événement seront reversées à telle ou telle association…

La collecte et son objet peuvent être annoncés en début de spectacle ou d’activité avec présentation de la ou des associations qui vont bénéficier des subsides.

En fonction du type d’activité organisée et de la possibilité de prendre des photos « révélatrices » de l’événement, les organisateurs sont invités à transmettre quelques clichés à TF, accompagnés si possible d’un bref commentaire pour insertion sur le site de TF et sur sa page Facebook.

BILAN DE L’EVENEMENT

Comptabilité et reversement des dons

Les dons remis à « Terre Fraternité » peuvent avoir quatre formes :

  • un chèque groupé émanant du support juridique libellé à l’ordre de Terre Fraternité,
  • plusieurs chèques individuels, transmis sous bordereau d’envoi avec liste des chèques libellés à l’ordre de Terre Fraternité,
  • un chèque groupé émanant du support juridique libellé à l’ordre de l’ADO regroupant des dons à défiscaliser (et uniquement pour ceux-là), éventuellement recueillis en numéraire par le support juridique. Ce chèque est alors accompagné d’une liste de donateurs souhaitant défiscaliser leur don avec leurs nom, prénom, adresse et montant versé, liste certifiée par le support juridique,
  • des chèques individuels de donateurs désirant la défiscalisation, libellés à l’ordre de l’ADO (et non TF, bien noter  que le reçu fiscal sera retransmis à l’adresse de la personne physique figurant sur le chèque).

Tous les chèques issus de l’événement considéré sont transmis à « Terre Fraternité » même ceux destinés à l’ADO pour défiscalisation. Il est impératif que l’organisateur n’attende pas plus d’une semaine pour envoyer les chèques à Terre Fraternité.

Préciser qu’aucun chèque ne doit être libellé à l’ordre de la CABAT qui ne peut pas les encaisser !

Si un donateur souhaite effectuer un virement à l’ADO, une prise de contact paraît le plus opportun au 01 41 93 35 04.

Si des donateurs font des dons en ligne au nom de l’activité considérée, ces dons doivent être signalés à part et non inclus dans les listes récapitulatives des versements (problème de comptabilité).

Les chèques transmis directement sans indication de destination particulière et libellés à l’ordre de l’ADO seront encaissés sur les comptes propres de l’ADO. Ils seront utilisés dans le cadre des statuts propres de l’ADO.

Remise officielle d’un don majeur

Si l’organisateur le souhaite, il pourra être procédé à une remise officielle du don en fonction des disponibilités du président ou d’autres membres du bureau. A cette occasion, des photos pourront être prises, qui pourront être insérées sur le site de l’association et sur sa page Facebook.

POUR NOUS CONTACTER

Vos correspondants :

Correspondant privilégié : Lieutenant-colonel (er) Guy de Saint Germain, secrétaire général de l’association,

Madame Raynaud, secrétaire,

Questions de finances et de comptabilité: Monsieur Dominique Rougé, trésorier ou Madame Daurel, secrétaire comptable,

Courriel : terre.fraternite@yahoo.fr

Tél : 01 44 42 31 75